Mục đích: Giúp thiết lập ủy quyền thay mình thực hiện công việc hoặc nhóm giao việc nhanh.
Hướng dẫn thực hiện:
I. Ủy quyền
Giúp ủy quyền cho cá nhân cấp dưới thay mình thực hiện công việc khi có việc bận. Lưu ý: Chuyên viên thì không thể ủy quyền cho người khác do không có cá nhân/đơn vị cấp dưới.
- Vào Thiết lập\Thiết lập cá nhân, tại mục Ủy quyền anh/chị có thể thiết lập cho cấp dưới cùng phòng ban/đơn vị thay mình giao việc, thực hiện và giám sát công việc khi cần đi công tác/nghỉ phép.
- Chọn Thêm người được ủy quyền, phần mềm lấy lên danh sách những người có vị trí thấp hơn người giao việc trong cơ cấu tổ chức, hoặc trực thuộc phòng ban/đơn vị con. Nhấn chọn người muốn ủy quyền.
- Sau khi thêm người ủy quyền thành công, bất cứ công việc nào liên quan đều được thông báo đến người được ủy quyền và có thể thực hiện công việc đó cho đến khi bỏ ủy quyền. Trường hợp muốn bỏ ủy quyền, nhấn vào biểu tượng thùng rác và xác nhận Xóa ủy quyền.
- Hiệu lực ủy quyền: Ủy quyền chỉ có hiệu lực trong thời gian ủy quyền. Sau khi người ủy quyền bỏ ủy quyền, người được ủy quyền không thể làm thay các công việc của người ủy quyền nữa.
II. Nhóm giao việc
- Giúp Người giao việc (Là các Lãnh đạo đơn vị/phòng ban) hoặc Người phụ trách được người giao việc chỉ định có thể giao việc được cho một hoặc nhiều nhóm người chủ trì; nhóm người phối hợp để thực hiện công việc.
- Lưu ý: Nếu người giao việc là các Chuyên viên thì không thể thiết lập thông tin Nhóm giao việc do không có cá nhân/đơn vị cấp dưới.
- Vào Thiết lập cá nhân\Nhóm giao việc, anh/chị có thể gom nhóm các cá nhân, đơn vị/phòng ban cấp dưới có chung đặc điểm, chuyên môn,… để hỗ trợ giao việc nhanh.
1. Thêm nhóm giao việc
- Chọn Thêm nhóm giao việc.
- Khai báo thông tin nhóm: Nhập Tên nhóm (Bắt buộc nhập) và Mô tả ghi chú thông tin nhóm.
- Nhấn Lưu để thêm mới nhóm hoặc nhấn Lưu và thêm mới để thêm mới nhóm và tiếp tục thêm nhanh nhóm khác.
2. Thêm/Xóa thành viên vào nhóm
- Sau khi thêm nhóm thành công, thêm mới cá nhân/đơn vị trực thuộc nhóm bằng cách chọn vào biểu tượng Thêm người.
Hoặc nhấn đúp chuột vào nhóm giao việc để xem thông tin chi tiết nhóm, chọn Thêm thành viên.
- Anh/chị có thể thêm Cá nhân hoặc Đơn vị vào nhóm tại từng mục tương ứng.
- Tìm kiếm nhanh cá nhân/đơn vị trên thanh tìm kiếm.
- Hoặc dùng bộ lọc theo Đơn vị/Phòng ban để lọc nhanh danh sách cá nhân.
- Tích chọn các cá nhân/đơn vị muốn thêm vào nhóm. Nhấn Đồng ý.
- Trường hợp muốn xóa thành/đơn vị khỏi nhóm, nhấn vào biểu tượng Xóa tại thành viên tương ứng, xác nhận Xóa.
3. Sửa/Xóa thông tin nhóm
- Trường hợp có thay đổi về thông tin nhóm, anh/chị có thể nhấn vào biểu tượng cây bút để chỉnh sửa thông tin, nhấn Lưu để cập nhật thay đổi.
- Trường hợp không có nhu cầu giao việc cho nhóm, anh/chị có thể nhấn vào biểu tượng thùng rác và xác nhận Xóa nhóm.
4. Sắp xếp vị trí nhóm
- Trường hợp muốn sắp xếp lại thứ tự các nhóm giao việc theo thứ tự ưu tiên để chọn nhanh khi giao việc, nhấn giữ biểu tượng bên dưới đầu nhóm giao việc.
- Kéo thả đến vị trị mong muốn.
5. Lưu ý
- Sau mỗi lần thiết lập lại Nhóm giao việc:
- Các công việc đã giao vẫn được giữ nguyên những người được chọn trong Nhóm giao việc cũ.
- Các công việc giao/chỉnh sửa sau thời điểm thiết lập sẽ cập nhật theo Nhóm giao việc mới.
- Nhóm giao việc do cá nhân nào thiết lập sẽ chỉ có áp dụng trên tài khoản cá nhân đó.
